相談・導入事例
事例 #01
相談者
神奈川県某団体事務局
相談内容
定期的におこなわれる理事会があり、数人の理事からWEBでの参加ができないかという話があったのだが、事務局内にあまり機器やITに詳しい人間がいないのでやり方や機器の選定などで相談にのってほしい。
ヒアリング内容
- 昨今のコロナウイルス感染症予防の観点からもWEB会議の仕組みを導入したいのだが、あまり複雑なやり方だと手間取るだけなのでとにかく可能な限り簡単なやり方を希望。
- 会議の規模は10人から最大でも20人の参加で、WEBからの参加は希望者のみなので2～4人程度を想定。その他の人はこれまで通り会議室に一堂に集まる形になるとのこと。
- 事務局の人間だけでなく参加者も大げさな専用機器やシステムは希望しておらず、あまり費用がかかるものは困る。
- 事務局職員の中にプライベートで何度かZoomを利用した事があるとのお話があった。
ヒアリング結果から導き出した提案内容
- リアルの参加者が多い事を勘案。しかも会議中の機器の操作等は極力しないでおこないたいとのお話から、360度全方位カメラ・マイク・スピーカー一体型のWEBカメラ「Meeting Owl」を利用したZoomでの事務局主催のWEB会議を提案。
- WEB参加希望者についてはその都度「Zoom」を利用してWEB会議に参加。
- 事務局内では職員専用のパソコンが各人に1台ずつありましたが、念のためWEB会議で使用する全ての設定を施した上で、万が一の場合の予備機としても利用可能なノートパソコンを一台導入することを提案。
提案後の後日談
尚、機器の納品時に接続方法やZoomの使い方等をレクチャー致しましたが、実際にWEB会議を開催するのに不安があるとのお話でした。そこで後日、Zoomを使ったWEB会議の主催に関する一連の流れを、説明画面なども入った簡単なマニュアルを作成してお渡ししました。
また、ある程度の“慣れ”も必要かと思いましたので、事前に模擬会議をおこなってみる事をご提案しました。これは今回のクライアント様と弊社が、それぞれ主催側と参加者側になって実際にWEB(模擬)会議を主催・参加することで、機器やZoomの操作を体感して慣れることが必要だと考えたからです。
クライアント様からのお言葉
予算の制約もありわからない事だらけの中で、色々と教えていただき大変助かりました。また、わかりやすいマニュアルを作ってくださったり、模擬会議で練習までお手伝いいただいたので本番も何とかなりそうです。
事例 #02
相談者
某団体職員
相談内容
団体の代表者が参加する全国組織の会議が、新型コロナウイルス感染防止対策の観点から突然WEB会議形式での開催になった。詳しい職員がいないので何を用意すればいいのかわからないので相談したい。
ヒアリング内容
- 全国組織からはZoomを使ったWEB会議を開催する旨の連絡があったとのこと。
- 急な話だったらしく開催される会議は約2週間後とのこと。
- WEB会議に参加される代表者の方がどこから参加するのかも決まっていない。ご自宅からの場合インターネット接続環境が整っているのかどうかもよくわからない。
- 費用はできるだけかけたくない。
- WEB会議の主催者(ホスト)になることはない(はず…)。
ヒアリング結果から導き出した提案内容
- とにかく期日が迫っていましたので、まずは現在所有している機器を利用する事ができないかを確認。またどの程度パソコンの知識があり操作などに問題がないか等も確認しました。
- パソコン知識等のヒアリングの結果から所有機器で解決するのは難しいと判断し、手軽に利用できるであろうiPadもしくは他のタブレット端末の新規導入かノートパソコンの導入を提案。
- インターネット環境の有無などを勘案してキャリア契約のiPadを第一にお勧めしましたが、月々の固定費がかかる点とWEB会議以外にも今後利用していきたいとのご希望だったのでノートパソコンの導入に決定。
- インターネット環境については事務所からWEB会議に参加するか、他の場所の場合でも誰かフォローできる人間がいる環境で利用するとのお話があったので一応解決。
- 後日、実際にWEB会議に参加する際は、主催者側の全国組織スタッフがやり方などをレクチャーする事になり、すぐに利用できるように新規導入したノートパソコンの初期設定等を施して納品。
提案後の後日談
クライアント様からのお言葉
わからないことだらけで色々と無理難題を言いましたが、丁寧に対応してくださり大変助かりました。また今回の件の後も別の相談にも対応いただきありがとうございました。